Vincular libros de Excel

Vincular libros de Excel

Las hojas de cálculo están formadas por millones de celdas. Estas celdas pueden ser vinculadas (o “conectadas” en terminología de Excel 2007) en un solo libro (p. ej. con la función SUMA), entre diferentes hojas de cálculo del mismo archivo, entre diferentes archivos del mismo ordenador e incluso entre archivos de diferentes ordenadores en cualquier lugar del mundo. Esta unidad trata sobre realizar conexiones al exterior del archivo en el que está trabajando. Las ventajas de estos vínculos es que el trabajo llevado a cabo en un área actualizará el trabajo en cualquier lugar (inmediatamente, si ambos archivos están abiertos).

Vincular de un libro de Excel a otro es propenso a errores, y debería evitarse si es posible. Si crea un vínculo a una celda en concreto en un libro fuente separada y luego cambia la estructura de ese libro fuente, Excel solo puede ajustar la referencia si el libro que contiene el vínculo está abierto cuando se realiza el cambio. Si no lo está, su vínculo podría dirigirse a una celda completamente equivocada sin avisar. Además, mover los libros o guardarlos en ubicaciones diferentes puede dar como resultado que las fórmulas se vinculen a libros de Excel no existentes. Así que generalmente es mejor realizar copias de los datos en una hoja de cálculo separada de su archivo en lugar de vincular dinámicamente.

A veces, no obstante, vincular a un libro externo es inevitable. Utilizar referencias hacia celdas con nombres (ver Unidad 18) y tener mucho cuidado con los libros que están abiertos al realizar cambios puede reducir la posibilidad de error.

Digamos que usted está gestionando el presupuesto para el lanzamiento de un libro. Tiene a alguien que controla el presupuesto del catering y ha calculado el coste en 10.000 €, pero usted sabe que esta cifra cambiará cuando consiga presupuestos de los proveedores. Al vincular su hoja con el presupuesto global con la hoja de catering de su compañero, puede estar seguro de que cuando actualice su trabajo, su hoja se actualizará también automáticamente.

Vincular a otros archivos

La forma más sencilla de vincular dos archivos de Excel es tener los dos abiertos en su pantalla. Simplemente:

· Haga clic en una celda de su archivo

· Escriba el signo “=”

· Haga clic en la celda pertinente del segundo archivo

 · Pulse la tecla Entrar

Ahora debería ver el valor de la celda seleccionada de su segundo archivo en su primer archivo. También debería ver en la barra de fórmulas algo desalentador como:

= [Libro1] Hoja1!$E$12

Donde:

· [Libro1] es el nombre del archivo al que está vinculando

· Hoja1 es el nombre de la hoja de cálculo a la que está vinculando

 · ! indica dónde finaliza el nombre de la hoja

 · $E$12 es la celda a la que está vinculando. Los símbolos del dólar indican una referencia absoluta (esencialmente, que si copia esta fórmula en cualquier lugar de su hoja, se vinculará a la celda E12, sin tener en cuenta nada más) lo cual se cubre en la Unidad 11: Referencias de celda.

Aunque usted raramente tendrá que escribir esto partiendo de cero, podría necesitar editarlo, es decir, cambiar la hoja de cálculo o la celda vinculada. Puede hacer esto editando la fórmula directamente en la barra de fórmulas (F2 es un atajo útil para ello, ¡pruébelo!). De hecho, puede vincular celdas entre diferentes libros de Excel con muchas fórmulas, incluyendo aquellas que se refieren a una selección de celdas. Suponga que tenemos dos archivos, uno llamado Fuente y otro llamado Destino. En el archivo Fuente tenemos los siguientes datos sobre el uso de las letras del alfabeto:

Suponga que deseáramos ver la suma de la frecuencia de las vocales de esta lista en nuestro archivo Destino:

· Haga clic en una celda de su archivo Destino (en este caso, E3)

· Escriba “=SUMA(“

 · Seleccione en el otro archivo las celdas que le gustaría sumar (puede usar Ctrl si no son adyacentes)

· Pulse la tecla Entrar

 Si trabaja mucho con libros vinculados, le recomendamos desactivar la edición directa en las celdas:

Opciones de Excel > Avanzadas > Permitir editar directamente en las celdas (desmárquela)

 Ahora, haciendo doble clic en una celda vinculada, se le llevará directamente al archivo fuente.

Reabrir un libro

Actualizar es importante con libros vinculados. Para continuar con el ejemplo de arriba, suponga que se ha vinculado a un libro de un compañero con algunos datos de costes de catering. Entonces usted guarda y cierra su archivo y se va a casa, pero su compañero trabaja en el archivo perteneciente a él durante su ausencia.

Cuando usted vuelva al día siguiente para abrir su archivo vinculado, se puede encontrar con el siguiente aviso:

Normalmente usted querrá actualizar los vínculos, pero quizá le gustaría revisar su trabajo existente antes del aluvión de actualizaciones.

Esto nos lleva a:

Actualizar mientras se encuentra en un archivo

No tiene que reabrir un archivo para actualizarlo con los datos vinculados. Puede actualizar el archivo siempre que desee mediante: Datos > Conexiones

Atención

 Con esta funcionalidad extra viene una responsabilidad extra. Al vincular su archivo a archivos fuente le está pidiendo a Excel realizar más trabajo, lo cual puede conducir a dificultades. Tener lo de abajo en cuenta le ayudará a evitar las más comunes.

 Hacer que Excel trabaje demasiado

 Aunque es imposible ser muy precisos sobre qué tareas encuentra Excel más agotadoras para un archivo dado, las siguientes medidas deberían ayudar a que el programa funcione mejor:

· Evite vincular archivos muy grandes

 · Evite vincular archivos compartidos o protegidos

 · Intente vincular solamente los archivos más pequeños en una red de oficina

· Al vincular, mantenga abierto también el archivo al que está vinculando

Perder datos

Es posible perder datos por un mal uso de archivos vinculados. Suponga que tiene el archivo fuente B suministrando a su archivo local A. Entonces guarda el archivo local A en una memoria USB. Excel mantendrá esos valores vinculados para usted en esta copia aislada del archivo. Pero si luego usted actualiza los vínculos la próxima vez que los abra de la memoria USB, los datos vinculados no se mostrarán, ya que el archivo B fuente no está realmente vinculado a la versión copiada. Evite esto pegando los valores en cualquier copia aislada del archivo que desea mantener. Incluso mejor, evite llevarse esas copias del archivo, como mucho tendrá problemas relacionados con el control de la versión.

Control - ¡Una advertencia!

Si vincula otros archivos, pierde un grado de control sobre los cambios de su archivo, especialmente porque su archivo puede cambiar tras los cambios en el archivo fuente, por ejemplo cuando lo abra la próxima vez.